Hoy en día, la firma electrónica de los contratos de trabajo es una de las herramientas importantes para la desmaterialización de los procesos de RRHH. Todos los contratos de trabajo se realizan en formato digital y las nóminas y las memorias de gastos no están respaldadas en papel. Entonces, ¿por qué gastar papel al firmar un contrato de trabajo? ¿Por qué llamar a los empleados y movilizar recursos humanos en lugar de hacerlo de forma remota? ¡Autorizada la transición a la firma electrónica de los contratos de trabajo y dentro de plazo! Solo necesita asegurarse de obtener las firmas correctas para asegurarse de tener un documento con valor probatorio. Realmente, sólo es cuestión de utilizar herramientas certificadas…
Firma electrónica del contrato de trabajo: ¿cuáles son los problemas?
Una solución de firma electrónica completa la gama de herramientas de RRHH, junto con un software HRIS y una plataforma ATS.
Para el departamento de recursos humanos las ventajas son claras e innegables. Tener contratos de trabajo firmados (y cualquier modificación) de forma remota le permite:
- Ahorrar tiempo.
- Modernizar las prácticas de recursos humanos.
Apoyada en un sistema de archivo eficaz y seguro, la firma electrónica también completa un ciclo contractual en el que elintegridad de los datos Está garantizado.
También se requiere la firma electrónica del contrato de trabajo. marca empleadora. De hecho, el empleado, como cualquier consumidor, está acostumbrado a los usos de la tecnología digital.
Encuentran información al alcance de su mano, compran online con tan solo unos clics, se comunican sin tener que desplazarse… En este contexto, ¿por qué no digitalizar el proceso de contratación? Al empleado le gusta firmar el contrato de trabajo en formato electrónico.
¿Cuándo utilizar la firma electrónica para el contrato de trabajo?
Quizás ya lo sepas: la ley no obliga a estipular por escrito un contrato indefinido a tiempo completo. Pero en la práctica todos los contratos de trabajo se establecen por escrito.
En caso de conflicto entre empleador y empleado, cada parte dispone de un documento en el que basar sus argumentos. Sin embargo, un contrato escrito sólo es válido si está firmado por las partes.
De hecho, todos los contratos de trabajo se firman, y eso es todo. tipos de contratos de trabajo ¡Se puede hacer electrónicamente!
Firma tus contratos de trabajo remoto:
La firma electrónica es muy adecuada en el contexto del teletrabajo, porque elimina el obstáculo de la distancia. Estés donde estés, el empleado puede empezar a trabajar sin demora y está inmediatamente operativo.
No es necesario programar una reunión con RR.HH.: todo el proceso de contratación se realiza mediante videoconferencia, correo electrónico y mediante un proceso de firma electrónica.
El uso de la firma electrónica para el contrato de trabajo es aún más apropiado en determinados contextos:
- Para el empleados teletrabajando, que están geográficamente distantes de sus ubicaciones. Les ahorra un viaje de ida y vuelta. Esto es tanto más apreciable por el empleado residente en el extranjero !
- Como parte de un Misión CDD, si se espera que el empleado no trabaje en las instalaciones. También en este caso la firma electrónica evita movimientos innecesarios.
- Con algo Oficinas de RRHH alejadas del lugar de trabajo. El empleado no pierde tiempo en acudir a la oficina para firmar antes de asumir su encargo.
Desmaterializa la gestión de tus documentos de principio a fin:
Independientemente de las limitaciones geográficas, la firma electrónica es esencial en una objetivo de desmaterialización.
Para firmar a mano debes imprimir el documento y luego escanearlo para archivarlo electrónicamente. La firma electrónica evita las fases de impresión y escaneo.
Del contrato de trabajo desmaterializado a la firma electrónica
ELdesmaterialización de los contratos de trabajo ya está bien arraigado en la moralidad.
La práctica es válida en los artículos 1174 y 1366 del código civil. Los contratos en papel y electrónicos tienen el mismo valor y pueden almacenarse tanto en formato papel como electrónico..
En esta línea, la ley autoriza la firma electrónica en el artículo 1367 del código civil bajo la condición de uso “un proceso de identificación confiable que garantice su vinculación con el acto al que se vincula”.
Este es el texto literal de la norma, retomado y explicado por el reglamento europeo eIDAS. Pero para cualquiera que no sea informático o abogado, el texto parece muy oscuro.
Buenas noticias: de hecho, ¡obtener una firma electrónica válida para tus contratos de trabajo es muy sencillo!
La herramienta certificada eIDAS respeta las normas legales relativas a la creación de la firma, garantías de identidad del firmante e integridad del contrato de trabajo. De esta forma podrá estar seguro de que la firma no podrá ser cuestionada.
Si tiene una disputa con un empleado, lo despiden. un documento con valor probatorio legal para sustentar sus argumentos.
¿Qué herramienta de firma electrónica elegir para tus contratos laborales?
Existen muchas soluciones tecnológicas eficientes y certificadas para firmar sus documentos en línea.
De software de firma los más conocidos: Yousign, DocuSign o incluso Acrobat Sign de Adobe. Se trata de herramientas dedicadas a la firma electrónica, que ofrecen exclusivamente esta funcionalidad.
Algunos, sin embargo, proporcionan una API para integrarse con las herramientas HRIS y ATS existentes.
Para evitar multiplicar el software, también puedes elegir Software de RRHH que incluye de forma nativa firma electrónica.
Esto es lo que te ofrece Factorial: una plataforma única para gestionar todos tus procesos de RRHH, equipada con todas las funcionalidades necesarias. La firma electrónica integrada le permite firmar contratos de trabajo, pero también hojas de horas y todos los demás documentos.
Firma electrónica de contrato de trabajo en 6 pasos:
Con el software de firma electrónica integrado en tu SIRH, gestiona todo el ciclo contractual en formato electrónico, a través de una única plataforma.
El proceso se lleva a cabo en 6 pasos :
- Redactar el documento, posiblemente basándose en una modelo de contrato de trabajo proporcionada por el instrumento.
- Gracias a la configuración de las cuentas de administrador podrás seguir cualquier cambio hasta la firma del contrato final.
- Creas cuentas de firma para tu nuevo recluta.
- Se notifica al nuevo empleado al recibir el documento en su espacio seguro. Sigue los pasos para firmar electrónicamente tu contrato de trabajo. En este punto, el software ofrece altas garantías de seguridad, en particular gracias a un sistema de autenticación de dos factores. Para acelerar el proceso, el software también te permite hacerlo reiniciar automáticamente al empleado.
- Vea el proceso de contratación en tiempo real desde el panel del software. Luego siga el proceso de validación del documento.
- Una vez firmado el contrato de trabajo, el documento se archiva a través de un sistema caja fuerte digital.
Y luego ?
Guardar el contrato de trabajo en la caja fuerte digital garantiza el acceso al documento.
- Acceso seguro : El acceso está reservado para RR.HH. y el empleado. No se pueden realizar cambios en el documento a menos que se cree una enmienda al contrato de trabajo. En su caso, la modificación se firma electrónicamente con las mismas garantías de seguridad.
- Fácil acceso : desde su espacio personal, el empleado consulta, descarga e imprime fácilmente su contrato de trabajo. Se trata de una cuestión importante en el contexto de la desmaterialización del proceso contractual. Como prueba: en un caso reciente, un empleado demandó a su empleador por no tener acceso a su contrato de trabajo firmado electrónicamente. Facilitar el acceso a los documentos reduce el riesgo de litigios. Sin mencionar que la empresa brinda un servicio al empleado, evitando tener que acudir a recursos humanos para obtener un documento. Y el ahorro de tiempo también se observa en el lado de los recursos humanos.
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