Los perfiles son una excelente forma de seguir el proceso de selección, desde la etapa de selección hasta el desarrollo de los nuevos empleados dentro de la empresa, pasando por su integración e incluso formación. Si bien el expediente de personal no es una obligación legal, no deja de ser la base de su estructura interna.
El expediente personal: definición y aclaraciones
El expediente de personal le permite configurar el seguimiento de los empleados.
Esto puede incluir:
- Su reclutamiento
- Su entrenamiento
- Su proceso de incorporación y baja
- Su evaluación personal, en particular de sus habilidades.
- Compensación
El puede ser:
- en forma impresa.
- en formato digital.
Pero ahora las empresas están optando por un formato digital.
Para qué ?
Porque hay que tener mucho cuidado con lo que pones en este archivo. De hecho, la ley regula la difusión de datos personales. En particular, está prohibido almacenar información relativa, por ejemplo, a orígenes raciales, opiniones políticas o religiosas.
Por tanto, utilizar una herramienta dedicada, como la de Factorial, para almacenar este archivo es más práctico para recursos humanos, seguro para el empleado y evita ir más allá de la ley.
Si bien existen restricciones generales en materia de información, en realidad no existen leyes específicas al respecto: el expediente personal no es una obligación legal. Más concretamente, la ley no obliga a las empresas a mantener uno y no lo regula formalmente. Sin embargo, esto es casi esencial cuando tienes que gestionar muchos empleados. Ya sean niveles de vales de comida, formación y reuniones individualizadas, problemas entre empleados que gestionar, nóminas que emitir, promesas de ascensos que respetar, etc.
Contenido de la carpeta personal
Un archivo personal que cumple con el RGPD puede contener una gran cantidad de datos.
Documentos personales y profesionales del empleado.
Además de los medios de identificación de la persona (apellidos, nombre, edad, sexo, dirección y número de teléfono), también podrá contener copias de documentos administrativos que acrediten la capacidad laboral:
Este expediente también puede contener documentos que permitan el pago del trabajo realizado:
- COSTILLA
- Copia de su tarjeta de seguro social
- Los seguros, planes complementarios o mutuales a los que esté afiliado
- El contrato de trabajo, orden de misión, nóminas y horas trabajadas.
El expediente personal también puede incluir documentos que permitirán al próximo empleador comprender rápidamente cómo fue su experiencia pasada en la empresa:
- La DPAE (Declaración Pre-empleo)
- Informes de cursos de formación realizados
- Actualización sobre reuniones anuales y objetivos fijados
¡Este archivo puede contener información importante para comprender tanto su carrera antes de unirse a la empresa como lo que hizo allí durante!
Por este motivo, en este fichero se deben incluir todos los documentos relativos a la vida del empleado en la empresa (suspensiones, solicitudes de depósito, solicitudes de vacaciones, etc.)
Documentos relacionados con la salida del empleado.
También se podrá incluir toda la información relativa a la salida del empleado de la empresa:
Registros que se mantendrán en el expediente de personal.
No es obligatorio tenerlos en tu expediente personal pero lo recomiendo mucho para una mejor gestión.
¿Qué datos no se pueden incluir en el expediente personal?
¡Atención! Todo lo contenido en este archivo debe referirse a:
- Hechos y solo hechos.
- Lo que hace el empleado en la empresa y no fuera
- No debe ser humillante ni ofensivo para el individuo.
A continuación, todo el expediente se transfiere a los distintos agentes que lo necesitan y puede enriquecerse si el empleado se incorpora a una nueva estructura.
Gestione documentos de personal con el software HRIS
El software HRIS es un software de gestión de recursos humanos que le ayuda en todas sus actividades relacionadas con recursos humanos.
Una de las funciones que ofrece el software HRIS Factorial es la desmaterialización de los documentos: podrás descargar los distintos documentos de tus empleados en formato digital en el software GED.
Luego se pueden clasificar, buscar, compartir o incluso firmar fácilmente gracias a la funcionalidad de firma electronica.
Usos del expediente de personal para organizaciones externas
Como mencionamos brevemente, la carpeta personal te permite hacer varias cosas. Es posible que algunos elementos se comuniquen a Pôle emploi para redactar su caso de forma más rápida y sencilla.
Algunos elementos, como las referencias, también se pueden comunicar al nuevo empleador. Pero la mayoría de los documentos contenidos en este expediente siguen siendo privados. Con esta sencilla información el nuevo empresario podrá contactar con el antiguo y obtener información muy interesante.
Por ejemplo :
- Si el empleado se considera independiente, puede resultar muy útil darle cierta autonomía desde el principio.
- Asimismo, si ya has realizado recientemente una formación sobre el ERP utilizado en tu empresa, no es necesario que vuelvas a realizarla.
Pero este archivo es Se utiliza principalmente como medio de gestión y almacenamiento. y ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento individualizado del empleado, con el fin de ofrecerle la mejor formación para él, o seguir la evolución de un problema profesional y las soluciones previstas con él.
Esta elección tiene un doble filo:
- Tener tantos documentos e información personal puede resultar preocupante, con razón, el empleado.
- Si el expediente de personal es una herramienta poderosa en el proceso de seguimiento de los empleados, también puede ser una fuente de ansiedad por miedo a perder datos.
- Finalmente, No es raro ver empresas haciendo comentarios «cuestionables», o incluso insultar abiertamente a sus empleados.
Tenga cuidado de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), bajo pena de sanciones. Por ejemplo, ¡debe poder mostrar la práctica inmediatamente, con una simple solicitud del empleado!
En breve
Como RR.HH., al crear este archivo de personal, es posible que desee garantizar un seguimiento honesto para garantizar la aceptación de los empleados. ¡Pero la falta de transparencia puede resultar contraproducente rápidamente! Utilizando una poderosa herramienta de RR.HH. como Factorial, puedes mostrar a tus empleados todos los documentos e información que has recopilado sobre ellos. Intente construir esta historia profesional con él y no sobre él. Sólo construyendo conjuntamente sus propias trayectorias profesionales dentro de su organización sus empleados se sentirán valorados. Explique que siempre tendrá acceso a este archivo, incluso después de dejar la empresa. ¡Entonces descubrirás que los archivos personales son algo bueno! Administre eficientemente todos los documentos de los empleados y garantice la transparencia empresarial. Prueba Factorial gratis en 30 minutos
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